Gestão e Administração Condominial

Há uma confusão muito grande por parte de alguns moradores que acham que o Síndico seja ele Morador ou Profissional, é funcionário do condomínio, porém não é. O Síndico não é funcionário, ele é um prestador de serviços temporário eleito em assembleia para cumprir sua gestão por 2 (dois) anos de acordo com Art. 1.347 do Código Civil, ele recebe seus honorários mensais pelo seu trabalho prestado. Sendo assim, não se aplicam a ele direitos da legislação trabalhista. Mas vale ressaltar que o síndico responde por todos os atos praticados enquanto administrador do condomínio, em todas as esferas previstas em lei.

Exatamente as mesmas de um síndico morador, só que a prestação de serviços é profissionalizada, normalmente se possui uma equipe por trás que apoia em todas as tomadas de decisões, é um profissional capacitado para ter uma gestão imparcial, isenta e com metodologia de trabalho para redução de custos fixos e variáveis, além de estar mais preparado legalmente para representar o condomínio em juízo nos processos a favor e contra o condomínio, pelas responsabilidades aderentes ao cargo, além do relacionamento profissional com funcionários, prestadores de serviços e principalmente com os moradores, nestes momentos uma postura eventualmente despreparada, pode custar muito caro ao condomínio, em consequente, a todos os moradores. 

Depende do tamanho e complexidade do condomínio, mas o ideal é que o síndico profissional não custe nada para o condomínio, pois um bom profissional tem condições de apresentar reduções de custos fixos com aumento de eficiência na prestação de serviços, que assim, paguem seus honorários e na maioria das vezes ainda sobre para melhorias de processos e serviços para os moradores na valorização de seu patrimônio. Desconfie de empresas que cobram um valor muito abaixo do mercado, é um risco iminente de não conseguir atender as demandas o condomínio, ou pior, desvios na gestão financeira.senta e com metodologia de trabalho para redução de custos fixos e variáveis, além de estar mais preparado legalmente para representar o condomínio em juízo nos processos a favor e contra o condomínio, pelas responsabilidades aderentes ao cargo, além do relacionamento profissional com funcionários, prestadores de serviços e principalmente com os moradores, nestes momentos uma postura eventualmente despreparada, pode custar muito caro ao condomínio, em consequente, a todos os moradores. 

Não, o ideal é que a escolha das empresas para se apresentar em uma assembleia seja muito aderente as necessidades do condomínio, normalmente indicado em processo seletivo por grupo de moradores voluntários ou conselho fiscal. Porém, o contrato do síndico deve ter cláusula de rescisão, uma vez comunicada a rescisão justificada, o síndico terá um prazo de 30 (dias), remunerados, para organizar a sua saída convocando uma nova assembleia para eleição do novo síndico.

A administradora tem o papel de emitir e acompanhar a cobrança e recebimento das cotas condominiais a serem pagas pelos moradores, com fundamento legal na fração ideal presentes na convenção do condomínio, além de apoiar diretamenteo síndico no atendimento aos moradores. Ela tem o papel de sanar dúvidas de moradores referentes ao rateio e cobranças, emissões de 2ª vias de boletos em atraso ou não recebidos, arquivo e cadastro de moradores, envio de comunicados, cotações e orçamentos, devido recolhimento de tributos trabalhistas e de prestação de serviços, recursos humanos para funcionários e terceirizados, emissão e disponibilização financeira transparente aos moradores, contas a pagar e controles de sinistros a favor e contra o condomínio, entre outras atribuições de extrema relevância. O Síndico tem a responsabilidade de supervisionar a administradora, e a administradora de supervisionar e orientar o Síndico, para que em conjunto, os trabalhos desenvolvidos sejam de eficiência e funcione no condomínio.

As atribuições são parecidas, porém vou tentar explicar dentro de uma visão prática de condomínios. O Zelador, é uma antiga atribuição, ele tem a responsabilidade de zelar pelo bom andamento do condomínio, ou seja, gerenciar funcionários,  supervisionar todos os prestadores para a devida prestação de serviços no condomínio, zelar e acompanhar as manutenções preventivas e corretivas, possuir conhecimento total das áreas do condomínio, realizar ações de prevenções de combate a incêndios, conhecer o regulamento interno e convenção do condomínio, atendimento próximo aos moradores filtrando e distribuindo atribuições devidas a cada prestador, entre outras função inerentes ao cargo. Já o Gestor Predial, é uma nova atribuição de um profissional mais qualificado tecnicamente e normalmente utilizado para condomínios maiores, ele geralmente possui um custo maior, pela sua competência e qualificação, o Gestor Predial faz o mesmo que o Zelador, porém normalmente é formado em Engenharia, Administração ou correlatas, possui como principais competências a liderança, empatia, capacidade de se relacionar e organização em todo processo de suas atribuições no condomínio. Tanto o Zelador como o Gestor Predial, é um braço direito do Síndico nos condomínios, que deve estar treinado para distribuir de forma eficiente as demandas, resolvendo dúvidas e questões mais simples, liberando o Síndico para cuidar das atividades mais complexas e essenciais para o condomínio, como relacionamento próximo aos moradores, processos legislativos, entre outros.

O conselho na prática, é quem recebe as necessidades, reclamações, sugestões dos moradores em geral e repassa ao Síndico para que ele possa avaliar a execução. Além disso, tem como atribuição principal a análise das contas e acompanhamento do Síndico, para que tenha lisura na gestão e contratações para o condomínio. Sua composição, normalmente são de 3 efetivos e 3 suplentes de acordo com o que rege a convenção do condomínio, e suas atribuições são previstas no Art. 1.356 do Codigo Civil.

O subsíndico tem como principal atribuição a comunicação direta e frequente com o síndico, compreender claramente os objetivos da gestão do síndico, ter conhecimento dos acontecimentos do condomínio, saber se posicionar-se frente as reclamações de moradores com imparcialidade, e ser um auxílio, como porta-voz do síndico para com os moradores. Em regra, o subsíndico só assume o lugar do síndico em sua ausência por um grande período ou definitiva, e fica responsável por chamar nova assembleia no prazo legal, porém, pode ser um grande auxílio para o síndico na gestão do condomínio e satisfação dos moradores.

A finalidade do fundo de reserva é atender a despesas imprevisíveis e inadiáveis, ou seja, é uma garantia para casos emergenciais. Consequentemente, não pode ser utilizado em qualquer hipótese, e no caso de utilização não emergencial, é obrigatória a aprovação em assembleia para seu uso, e o indicado é já se ter a previsão de sua reposição.

O Código Civil é a lei de mais força legislativa, pois é uma lei geral, porém também abrange ítens de gestão e práticas condominiais de competência e limitações. A Convenção é a lei máxima dentro de um condomínio, é a legislação realizada e entregue registrada pela construtora para melhor organização dentro do condomínio, respeitando o Código Civil, evitando desvios de finalidades, modelo de gestão, modelo de administração, determinação de todas as frações ideais das unidades autônomas do condomínio para rateio, entre outros. E por último, vem o Regulamento Interno que dá vida normativa ao condomínio, são normas e procedimentos internos de convivência de acordo com os costumes, necessidades, perfis e comodidades que os próprios moradores votam para sua definição e é totalmente personalizavel, desde que aprovado pela maioria em assembleia. Normalmente definem horários de áreas comuns, reforçam regras de conduta, podem criar limitações de acordo com o andamento do condomínio, mas sempre respeitando a Convenção e o Código Civil.

É uma dúvida de alguns moradores essas nomenclaturas, e vou explicar:

A AGI (Assembleia Geral de Instalação) é a assembleia que ocorre apenas uma vez no condomínio, quando a construtora entrega o condomínio para a gestão de um síndico que deverá ser eleito nesta data, e neste momento, passa o bastão das responsabilidades inerentes ao cuidado e preservação de toda gestão administrativa do condomínio. 

A AGE (Assembleia Geral Extraordinária) são assembleias que ocorrem de acordo com as necessidades do condomínio, não se indica ter muitas no ano, até pelo custo envolvido de toda organização, comunicação e estrutura para que seja realizada, mas não tem limites previstos na legislação condominial para que ela ocorra, segue de acordo com o entendimento do síndico em conjunto com o conselho, ou de 1/4 dos moradores quites.

A AGO (Assembleia Geral Ordinária) essa ocorre anualmente, tem como objetivo a prestaçao de contas do último ano, no sentido de demonstrar aos moradores todos os gastos e condições de caixa do ano que se passou, e apresentar a nova previsão orçamentária corrigida para o próximo ano. Normalmente a pauta é a aprovação dos  seguintes temas: – prestação de contas; – previsão orçamentária; – eventualmente: eleição do síndico ou alteração do Regimento Interno.

Segundo o art. 1.350 do novo Código Civil haverá, anualmente, uma assembleia geral ordinária que tratará da discussão e aprovação dos temas seguintes: – prestação de contas; – previsão orçamentária; – eventualmente: eleição do síndico ou alteração do Regimento Interno. Já as assembleias gerais extraordinárias serão realizadas quantas vezes for necessário, segundo o entendimento do Síndico juntamente com o Conselho ou de ¼ dos Condôminos quites.

Não. Nos termos do art. 1.334, § 2º, do novo Código Civil, são Condôminos os proprietários ou todos aqueles que, apesar de tecnicamente não serem proprietários, forem titulares de direito de aquisição sobre a propriedade imobiliária (promitentes compradores, cessionários, promitentes cessionários).

O novo Código Civil não prevê a possibilidade de o inquilino participar e votar nas deliberações da assembleia, tal como permitia a legislação anterior em relação a despesas ordinárias; assim, o inquilino somente poderá participar e votar como mandatário do locador, mediante apresentação de procuração.

A resposta depende da análise da Convenção do Condomínio. O art. 1.356 do novo Código Civil faculta a criação do Conselho Fiscal composto por três membros, com mandato não superior a dois anos, eleitos em assembleia, com a competência específica de análise das contas do Síndico. Porém, pode a Convenção do Condomínio aprofundar-se no tema, estabelecendo exigências que a generalidade do texto legal não traz, como por exemplo: o requisito de que o candidato a Conselheiro seja condômino.